University of Toronto
Centre for International Experience
"Velut arbor ævo" — As a tree with the passage of time
← BackUX Research & UI Design · CIE Project
Immigration
Document
Reminder
Client
U of T · CIE
Role
UX Researcher
Team
4 Members
Year
2026
Overview
优化多伦多大学 CIE 移民文件提醒工具，帮助国际学生更好地管理学签、签证、护照等重要文件，提高工具使用率、信息完成率与回访更新频率。
Background
作为一名多伦多大学的国际学生，我很高兴参与 CIE 移民文件提醒工具的优化项目。该工具旨在帮助学生管理重要文件，但在实际使用中，其效果并未达到预期。
通过前期研究，我们发现问题主要集中在两个方面：使用率较低以及缺乏清晰的行动指引，这也成为本项目重点解决的核心挑战。
Why It Matters
一个只「提醒时间」的工具，
很难真正帮到用户。
对我们国际学生而言，移民文件管理不能出错。一旦错过续签时间，可能影响学业甚至失去合法身份。一个只「提醒时间」却不告诉你「接下来该做什么」的工具，很难真正帮到用户完成关键任务。而接下来我要做的，就是构建一副完整的用户（国际学生）画像。
— User Insights
用户
洞察。
围绕国际学生在不同时间节点上的真实诉求、痛点与目标，构建一份完整的用户画像。
不同阶段
Stages
初始使用
First-time Use
首次接触系统，完成账户与提醒设置，建立对工具的基本认知。
持续使用
Ongoing Use
长期跟进多份移民文件状态，在学期中反复登录查看与更新。
临近到期
Pre-expiry
截止日期前高压阶段：需快速决策、准备材料并确认提交。
用户角色
Persona
国际学生
International Students
用户痛点
Pain Points
工具使用率低
缺乏行动指引
交互体验不清晰
反馈参与度低
用户调研
Research & Analysis
后台数据分析
Desk Research
分析 CIE 后台 1,700+ 条数据，发现近半数用户未完成提交。
竞品对标
Secondary Research
对标 UBC 等系统，发现其提供清晰流程与行动引导。
干系人访谈
Stakeholder Interview
访谈 CIE 负责人，明确邮件、政策与系统集成等约束。
用户访谈 (n=15)
User Interviews
15 场可用性测试，发现用户不理解工具价值与下一步。
问卷调研
Questionnaire
通过 CIE Instagram 分发问卷，侧面验证工具价值感不足。
启发式评估
Heuristic Evaluation
基于 Nielsen 原则，发现反馈不清、结构复杂、缺指引。
研究细节
More Details
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→用户目标
Goals
User Goals
Timely Action · Clear Guidance · Low Effort
提前准备续签 · 清楚知道下一步行动 · 在压力下也能快速完成流程
按时续签文件 · 明确下一步行动 · 不错过重要时间节点
From Research to Design
基于为期一个月的研究，我们梳理出核心问题与用户需求，并明确了四大优化方向。在此基础上，团队开始从低保真到高保真逐步迭代原型，将设计洞察转化为具体方案。
Optimization Directions
四大优化方向
从「提醒」到「行动引导」
从「复杂操作流程」到「清晰流程与反馈机制」
从「逐条查看信息」到「快速识别并优先处理」
从「低效反馈收集」到「结构化反馈机制」
High-fidelity Prototype
高保真原型
基于研究洞察重新设计的关键界面 — 涵盖登录、文件登记、添加流程、提醒设置与仪表盘。左右滑动浏览，点击图片放大查看细节。
01 — 08
— Reflection
理想设计 与
现实限制。
在这个项目中，对我来说最有挑战的一点，是第一次真正感受到"理想设计"和"现实限制"之间的差距。刚开始做研究的时候，我们其实想了很多可以明显提升体验的方案，比如在提醒里加更多直接链接、提供更详细的续签步骤，甚至尝试不同的通知方式。当时感觉这些都是"很合理、也很有用"的设计。
但当我们把这些想法拿去和客户讨论时，才发现事情没有那么简单——链接太多可能会被判成垃圾邮件，政策更新太频繁导致内容很难维护，不同校区的信息也不统一。这些现实问题一下子把很多"理想方案"变得难以落地。
一开始我其实有点不太适应，因为我习惯从"怎么做得最好"去思考。但随着和客户一轮轮沟通、不断调整方案，我慢慢意识到，一个好的设计不一定是最完美的，而是在各种限制下依然能用、而且真的有用的方案。我们也通过从 low-fi 到 high-fi 的多轮迭代，一点点把原本比较理想化的想法，变成可以实际落地的设计。
Appendix
研究细节。
围绕 Immigration Document Reminder Tool 展开的六类研究方法，记录了从二手数据到一手访谈、从启发式评估到问卷验证的完整过程。
后台数据分析
Desk Research
分析 CIE 后台 1,700+ 条数据，发现近半数用户未完成提交。通过对登录、添加、提交三个关键节点的漏斗分析，识别出主要流失环节。
CIE 后台导出的 1,700+ 条用户记录
竞品对标
Secondary Research
对标 UBC、McGill 等加拿大高校移民支持系统，发现其在行动引导、流程清晰度与提醒机制上有明显优势，为后续设计方向提供参考。
UBC International Student Reminder System
干系人访谈
Stakeholder Interview
与 CIE 项目负责人保持每周四一次的固定 meeting，明确邮件系统、政策合规、UofT 系统集成等多重约束条件，确保方案在真实组织环境下可落地。
Interview Cards — 所有访谈逐条整理
用户访谈 (n=15)
User Interviews
15 场半结构化访谈与可用性测试，覆盖不同年级、不同签证类型的国际学生。核心发现：用户不理解工具价值、不清楚下一步行动。
Affinity Diagram — 五大主题洞察
问卷调研
Questionnaire
通过 CIE Instagram 渠道分发问卷，回收 80+ 份有效样本，量化验证「工具价值感不足」「邮件提醒易被忽略」等访谈洞察。
通过 Microsoft Forms 分发的招募问卷
启发式评估
Heuristic Evaluation
基于 Nielsen 十大可用性原则系统性评估现有界面，发现反馈机制不清、信息结构复杂、缺乏用户引导等核心问题。
基于 Nielsen 十大原则的评估表